Una empresa informática ha desarrollado un sistema que permite agilizar trámites administrativos y hacer en 5 horas lo que antes requería un mínimo de 40 días. El caso práctico base ha sido rastrear en las cinco secciones por donde pasa, los 24 trámites que debe seguir un expediente en un ayuntamiento cuando se quiere comprar un libro, según la Ley de Contratos del Sector Público.

Finalmente, decir como anécdota que la empresa que vendió el libro todavía no lo ha cobrado, una vez ha vencido el plazo de 120 días estipulado para el pago. Así que forma parte de la larga lista de afectados por la ineficiente morosidad de las diferentes Administraciones Públicas españolas, que adeudan unos 35.000 millones de euros a las empresas privadas.

Si tiene paciencia y quiere leerlos, estos son los trámites:

1. Expediente que justifique el trámite: Lo inicia un promotor (funcionario, concejal, etc.) y, conforme al artículo 22 de la Ley de Contratos del Sector Público, debe mostrar la necesariedad (el por qué) de la adquisición o de la obra a ejecutar.
2. Visto bueno de un superior: El gestor (jefe de sección o de Servicio) revisa la ficha del expediente y da el visto bueno.
3. Se firma el inicio de expediente: Por parte del promotor. Se hace una vez ha recibido el visto bueno del gestor.
4. Informe jurídico del letrado del área: Cada Área o Concejalía tiene un técnico jurídico que debe elaborar un informe en el que se da validez jurídica al expediente.
5. Retención de crédito en Contabilidad: El expediente llega a intervención, donde se ejecuta una retención de crédito. Se trata de ver las partidas presupuestarias existentes, adjudicar el gasto a una partida y retener el crédito para efectuar ese pago concreto.
6. Fiscalización: Comprueba, desde el punto de vista de la intervención de fondos, que el gasto sigue los trámites adecuados. Vigila, por poner un ejemplo extremo, que no se paguen 1.500 euros por una guía de teléfonos.
7. Visto bueno sin salir de Fiscalización: El interventor debe certificar que la fiscalización se ha realizado correctamente.
8. Ficha de publicación de la oferta: El expediente regresa a manos del gestor, que se encarga de realizar una ficha de publicación de la oferta pública, para que los proveedores potenciales la conozcan.
9. Asignar encargado de ofertas: Pasa a manos del promotor, que se encarga de asignar cada oferta. Se abre el plazo para que las empresas interesadas en proveer al Ayuntamiento presenten sus ofertas.
10. Propuesta de adjudicación: El promotor, una vez concedidas y estudiadas las ofertas que han llegado al Ayuntamiento, hace una propuesta para aceptar la que considera más apropiada.
11. Decreto de adjudicación: El promotor remite a su jefe (gestor) su propuesta de adjudicación. Éste la revisa, decide cuál es la más adecuada y realiza el decreto para adjudicar la compra o la obra a un proveedor.
12. Otro viaje, esta vez a la Secretaría General: El Secretario General debe firmar el expediente a estas alturas de la tramitación, pero de nuevo deberá volverlo a hacer más tarde.
13. Llega al órgano de contratación: Para ser firmado de nuevo. El órgano de contratación es la Concejalía correspondiente, casi siempre Hacienda. Las Gerencias (Fomento, Servicios Sociales, Deportes, Autobuses y Aguas) llevan su propia contratación.
14. Comunicación a la empresa: Estampilladas todas las firmas necesarias, el gestor notifica el decreto a la empresa que va a ser proveedora y se emite acuse de recibo.
15. Solicitud de la factura: La empresa lleva al Ayuntamiento el material adquirido y el promotor requiere la pertinente factura.
16. Mensaje a Contabilidad: Regresa a Intervención, donde Contabilidad comprueba que la retención de crédito efectuada en su momento (paso 5) cuadra con la factura presentada o ésta es inferior a la retención.
17. Regreso al principio para visar la factura: El promotor, que es quien inició el expediente, da el último visto bueno a la factura.
18. El concejal responsable tiene que firmar: El titular de la concejalía correspondiente tiene que firmar la factura emitida por el proveedor.
19. A contabilidad a por la ADOPRC: Es la Obligación de Pago de Retención de Crédito. Eso quiere decir que Contabilidad confirma el crédito retenido y genera una obligación reconocida de pago.
20. Firma de la ADOPRC por el interventor: Es preceptivo que el interventor estampe su firma a estas alturas del proceso. Este es el paso que más se dilata en el tiempo por la acumulación de trabajo.
21. Regreso a la Concejalía correspondiente: Conocida como órgano de contratación (paso 13) para ser firmada de nuevo.
22. De nuevo a la intervención: Para poder pagarse a su vencimiento, el órgano de contratación remite el documento firmado a Intervención, que tras verlo lo manda a Tesorería.
23. Pasa a ‘los tres claveros’: Antiguamente, la caja de los grandes ayuntamientos sólo se podía abrir activando tres llaves (claves) al mismo tiempo. Éstas eran las del interventor, el tesorero y el alcalde. Actualmente sólo son necesarias las firmas estampilladas de esas tres personas en el correspondiente documento.
24. Tesorería paga: Si todo ha ido bien y después de 40 días laborables desde que el promotor abrió el expediente, se emite el documento para que el proveedor pueda cobrar a su vencimiento.

Como colofón, Antonio Sáez del Castillo explica el asunto de las administraciones públicas, entre otras cosas.

Popularity: 2%